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商務書信怎麼寫才不失禮貌?正確觀念報你知

2020.02.24 / Sonny老師

在創勝文教的寫作課上,我每週都會為同學分析一種文類,提點常用詞彙句型、語氣語域,以及寫作時的注意事項,並在最後一小時讓同學現場練習。這週的文類是泛用性很高的「商務書信」,來分享一些上課提到的正誤範例和觀念:

關於姓名

first name, given name, forename 都是指「名」
last name, surname, family name 皆指「姓」
記起來以後出國入境表就不會填錯了,另外,如果要寫信給 Chloe Wang 小姐,Dear Ms. Wang/ Dear Ms. Chloe Wang都是對的,但不能說成 Dear Ms. Chloe(Mr./Mrs./Ms./Miss 不能直接加名

錯誤案例一

I am writing to apply for Management Consultant for your company. (X)
要申請的是 management consultant 這個「職位」,因此應該寫成:
I am writing to apply for the position of Management Consultant at your company.

錯誤案例二

I was the sales in an English language center. I need to sell the course to the customers. (X)
sales, PM, CP值等用法並非國際通用,應寫全稱,如 salesperson/ sales director。
後句聽起來不太正式,建議用 My responsibilities are/include(我的業務包含···)改寫。

此外,就算是客訴信或抗議信等用來表達不滿的信函,寫作時仍應選擇不帶情緒的字眼如 pointless (沒有意義) 這個字就比 senseless (無知;愚蠢) 這個字理性許多。
我在 LA 時曾因店員態度不佳寫了一封對事不對人的客訴信,對方主管很快便禮貌回覆並全額退費。在雙方見不到面的情況下,你的文字就代表你呈現出來的形象,寫作時不可不慎!

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